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Aug 18, 2023

Le scuole pubbliche della contea di Harford implementano un nuovo sistema software aziendale

Lunedì il Board of Education della contea di Harford ha avuto un'anteprima del sistema Oracle Cloud scelto l'anno scorso per gestire le sue attività aziendali quotidiane. “La visione è quella di sviluppare un sistema altamente efficiente e

Lunedì il Board of Education della contea di Harford ha avuto un'anteprima del sistema Oracle Cloud scelto l'anno scorso per gestire le sue attività aziendali quotidiane.

"La visione è quella di sviluppare un sistema altamente efficiente ed efficace di processi integrati che influisca positivamente su tutte le parti interessate e, in definitiva, sul ciclo di vita di ogni dipendente, dal reclutamento al pensionamento", ha affermato il vice sovrintendente per i servizi alle imprese Deborah Judd.

Un sistema di pianificazione delle risorse aziendali gestisce funzioni quali contabilità, approvvigionamento, risorse umane, buste paga, onboarding e gestione dei progetti, secondo una presentazione alla riunione del Board of Education di lunedì sera.

Il sistema attuale, Infor Lawson S3, è stato implementato nelle scuole pubbliche della contea di Harford 20 anni fa. Il sistema non supporta più il modulo aziendale del sistema scolastico. Secondo Judd, la facoltà e il personale devono creare soluzioni alternative cartacee, una soluzione temporanea, nel caso in cui il sistema smetta di funzionare.

"La tecnologia è cambiata notevolmente", ha detto Judd. “Sapevamo diversi anni fa che dovevamo iniziare a cercare di apportare alcuni cambiamenti”.

Nel dicembre 2020, HCPS ha incontrato le parti interessate per determinare cosa fosse necessario in un nuovo sistema ERP. Il comitato di valutazione era composto da sei membri votanti, tre supplenti e due consulenti, inclusi membri dei dipartimenti di approvvigionamento, finanza, bilancio, risorse umane, operazioni, tecnologia e legale e gestione del rischio, secondo Jennifer Horner, supervisore degli acquisti del sistema scolastico.

Nel marzo 2021 è stata emessa una richiesta di qualificazione alla quale hanno risposto otto aziende. Dopo le valutazioni, le cinque aziende principali sono state invitate a fornire dimostrazioni di alto livello di un giorno prima che il comitato di consenso stabilisse che tutte e cinque le aziende sarebbero passate al processo di richiesta di proposta nel dicembre 2021.

Delle cinque aziende, una versione più recente di RPI Infor Lawson e Oracle di CherryRoad hanno ottenuto il punteggio più alto e sono passate alla fase dimostrativa approfondita del processo di selezione.

Entrambi i fornitori hanno avuto più giorni di dimostrazione. Oracle ha ottenuto il punteggio più alto dal comitato di consenso. A novembre, il consiglio ha approvato il costo di implementazione una tantum di 7.343.000 dollari e il costo di abbonamento annuale di 1.084.733 dollari.

Il sistema scolastico spera che, implementando il sistema ERP di Oracle Cloud, possa mandare in pensione il vecchio sistema software. Secondo la presentazione, il nuovo sistema eliminerà la documentazione cartacea e utilizzerà un flusso di lavoro automatizzato, integrerà la scansione dei documenti per l'efficienza e ridurrà la dipendenza da sistemi multipli e sistemi ombra.

"Una nota importante qui è che il fornitore mantiene il sistema", ha detto Judd.

Cinque distretti scolastici nello stato, tra cui Baltimora City e le contee di Charles, Frederick, Montgomery e Prince George, utilizzano Oracle.

"Oracle è la terza più grande azienda di software al mondo", ha affermato Mark Davies, direttore del cloud per la gestione del cambiamento organizzativo di Oracle. “Spendiamo molti soldi nella ricerca sullo sviluppo per migliorare il prodotto. Il cloud si aggiorna ogni 90 giorni."

La tempistica di implementazione del fornitore è divisa in tre fasi: budget, finanza e approvvigionamento; risorse umane e buste paga; e reclutamento. La fase di budget sarà avviata in ottobre, ha affermato Jose Peres, vicepresidente delle operazioni di CherryRoad Technologies.

"Raccomandiamo sia per la fase due che per quella tre, un ciclo di implementazione di 15 mesi, che conceda tempo sufficiente per poter progettare, costruire, testare, formare e pianificare il cambiamento che l'organizzazione dovrebbe avere ed essere in grado di implementare", ha affermato Peres .

Il cambiamento organizzativo consiste nel convincere un gruppo di persone a modificare il proprio comportamento in un determinato periodo di tempo per raggiungere obiettivi specifici, ha affermato Jeff Bailey, direttore senior della distribuzione cloud per la gestione del cambiamento organizzativo per Oracle.

"È ciò che chiamiamo cambiamento mirato", ha detto Bailey. “Questo è quello che stiamo cercando di fare e riusciamo a fare con i vostri. Prepararli al cambiamento. È nostra responsabilità che siano pronti”.